Geplaatst op

Zoeken en vinden… echt twee verschillende zaken

“Wie zoekt, zal vinden”, is een Nederlandse uitspraak. En het klopt: zonder zoeken wordt er niks gevonden. Of je iets vindt, hangt af van verschillende factoren. Het besef dat deze twee werkwoorden echt iets anders betekenen gaat je helpen bij het maken, testen of uitleggen van software.

Wat er niet is… daar kan je wel naar zoeken maar wordt daarom niet gevonden. Er is een prachtig zoekveldje, dus zoeken kan maar als een bepaald artikel niet is ingevoerd dan zal het vind-resultaat nul zijn. Andersom kan ook, de artikelen zitten er wel in maar het zoekbereik ‘kijkt’ niet op de plek waar de artikelen zijn opgeslagen. Het resultaat is weer “niet gevonden”.

Het zoeken zit dus overwegend aan de technische kant, en het vinden is typisch iets wat gebruikers willen. Het kan gebruikers niet schelen waar of hoe zaken zijn opgeslagen, zij willen vinden! Probeer bij het bedenken van software, app’s of websites deze twee kanten expliciet te maken.

Een potentiële klant wil bijvoorbeeld in een webshop zijn/haar maat vinden en dat zou je dan ook zo als een gebruikerswens of -eis moeten noteren. Door het zo te doen wordt de vertaalslag naar de techniek dat er een veld moet zijn waar de diverse maten in opgeslagen kunnen worden en dat dit veld doorzoekbaar moet zijn. Zou je opschrijven als gebruikerswens “gebruiker moet kunnen zoeken naar maat” dan kan dat net zo gemakkelijk vertaald worden naar het zoeken in tekstvelden zodat het vind-resultaat mogelijk een marketingtekst wordt… “iedereen met een maatje meer..”, want daar staat toch “maat” in. Built as desiged, kan dan de conclusie zijn. De IT-er heeft gelijk en de gebruiker heeft niet wat hij/zij verwacht.

Door het zoeken en vinden expliciet te maken in ontwerpen, testen en trainingen zal minder tijd en geld verbruikt worden. Het eindresultaat zoals een webshop, een app of andere software zal (sneller) bruikbaar zijn. Het lijkt maar een kleine, bijna triviale wijziging in denken maar de effecten zijn groot.

Dit effect kan je nog verder versterken door niet geslaagde vind-acties te bewaren en te analyseren. Hiervan kan je veel leren. Je kan bijvoorbeeld zien dat er veel voorkomende schrijffouten of leken benamingen in het zoekveld worden gebruikt. Door deze toe te voegen aan de database of assortiment zal het vind-percentage toenemen en daarom ook de kans op verkoop of tevredenheid van de gebruiker.

Geplaatst op

Make New Mistakes…

Making new mistakes is hard. The old are easy. How to change it?

The year 2019 started for me and my teams with the New Years intention to make new mistakes.

Are you grinning right now?

That is probably because you relate to the subject. Making old mistakes is easy. We do not want this to happen but every now and then we are confronted with the fact that we are repeating our mistakes.

Habits, habits and habits

We are all creatures of habits. In our personal life as well as at the job. On top of that we are as Project Managers conditioned by the Project Methods we follow. The deliverables “Lessons Learnt” and “Closing Report for Steering” are just a couple examples. We deliver them and then? Is the new project that starts after yours, looking at your Lessons Learnt? Are they acting on the recommendations? Is the Steering interested in how much money is not spoiled on old mistakes? Nope.

Stop spoiling money and effort on old mistakes

By accepting that we are habits trigged we have half of the solution. We need to establish new habits. And that is hard work for all involved. Do we need to put effort into this? I do not know your specific situation but in general 4 to 13% of the project budget is spoiled on stuff you could avoid by not repeating old mistakes. Nice isn’t it?

How to?

A good start is to have a focus point. Beside the out loud spoken intention, I used a replica of the tile you see in the left corner and put it in our project room, so we looked at it daily. It did remind us at our intention and brought the subject in several occasions to the table.

We started the habit of asking ourselves the question out loud “Have we seen this before?”. By doing this we were creating a new habit and we were using previously used solutions or insights more quickly. The downside is that we didn’t had any experience with the new mistakes, but our new habits were helping us out. Creating new habits is work in progress so don’t be too hard on yourself. Be honest, laugh about your own stupidity and move on. Describe the mistake and the work around. Be sure to keep on making new mistakes.

Keep on growing.

Geplaatst op

Techniek is alles!

Een knappe en uiterst verzorgde adviseur toegangssystemen roept dit bijna lyrisch als ik hem vraag om uit te leggen wat hij adviseert voor de Trade afdeling. Techniek is alles!, herhaalt hij nog eens enthousiast.

Een Trade afdeling hoort een gesloten domein te zijn, en dat is het nu nog niet. Het gaat om groot geld en om serieuze contracten. Hier horen geen onbekenden rond te lopen, dat kan echt niet.

Ik werk als programma manager bij een energiebedrijf in het zuiden van Nederland en heb de opdracht gekregen om het handelsplatform te vervangen. Uitdagende klus omdat de handel tijdens deze exercitie gewoon moet doorgaan. En nu, is het dus tijd om de toegang tot de zaal aan te scherpen want het laatste wat ik wil, zijn verrassingen… onaangename verrassingen die voorkomen hadden kunnen worden.

De mooie man vertelt van irisscanners, duimafdrukken, databases, noodstroom-voorzieningen en hoe fantastisch dit allemaal is. De goedkoopste oplossing kan ik al voor een paar ton inkopen en de beste heb ik al voor een kleine miljoen. Ik laat hem een poosje oreren en vraag dan zacht “Wat zijn de kwetsbare punten?”, waarop de beste man stilvalt.

Uh, eh… sputtert de man. Zijn verkooptechniek heeft hem geleerd dat we nu over de kostprijs moeten gaan steggelen en dat doe ik niet. Een tikje ontredderd kijkt de man mij aan en beweert “die zijn er niet” en dat was zijn fout.

Techniek is alles! Onderhandelen is daar één van. Een geweldig systeem bij die man afgenomen voor een halve ton. Zijn provisie is waarschijnlijk nul, maar hij heeft ook een gratis lesje techniek gekregen dus een win-win situatie wat mij betreft.

Geplaatst op

Gevraagde oplossing past niet bij het probleem, en nu?

Aan de telefoon wordt expliciet om een projectmanager gevraagd. Er zijn functionaliteiten aan nieuwe klanten verkocht die nog niet bestaan. Deze moeten snel bedacht en geïmplementeerd worden. En de opdrachtgever wil dat dit gewoon nog in Waterfall-projecttechniek gedaan wordt want ze zijn toch nog niet zo lang met Agile bezig. De capaciteit is het grootste probleem vertelt mijn contact, de aanwezige programmeurs en analisten zijn overbezet. Een stevige projectmanager wil hij. Eentje die de beloofde functionaliteiten voor de nieuwe klanten op tijd levert, de nieuwe klanten blij maakt en de relaties intern goed houdt. Gewoon analisten lospeuteren in de organisatie, begroting van mandagen maken en lekker strak in Waterfall het project leiden. Kom dat maar even doen, beëindigt hij zijn monoloog.

Ik laat een korte stilte vallen en vraag dan “Mag ik ook een oplossing voorstellen die echt gaat werken?”. De doodse stilte die hierop volgt is een beetje onaangenaam maar dan klinkt het “Vertel!”.

Ik snap jullie goed begin ik. De nieuwe werkwijze rapporteert anders dan je gewend was, de nieuwe werkwijze voelt wellicht niet echt sturend aan. De analisten en programmeurs plukken zelf hun werk uit een lijst… Het is allemaal zo nieuw.
En, om tot jouw gewenste resultaat te komen “werkende functionaliteiten en blije klant” is Agile je beste kans. Niets zo veranderlijk als de wensen van de klant…

“Maar eh…”, reageert mijn relatie “hoe verkoop ik dit aan de financieel directeur? Want, ik weet dat jij jouw adviezen altijd goed overweegt maar zij wil alleen maar duidelijkheid. Wil op voorhand weten wat het kost en wat we krijgen.”

Dan kan ik je gerust stellen. Agile biedt dit, wel op een andere wijze als je gewend was maar zeker even goed. Hierna maken we een afspraak om een Teams-meeting te hebben met de CFO .

Geplaatst op

Schiet of niet?

“Stop, niet schieten!” of “Stop niet, schieten!”

In beide zinnen staan 3 woorden, 1 komma en 1 uitroepteken maar er is een wereld van verschil in de lading van de tekst. Zo krachtig, mooi maar ook gevaarlijk is communicatie.

Voor een programmascan mochten wij jaren geleden eens meer dan 100 projecten scannen. Een van de onderdelen van zo’n scan is het lezen van de Lessons Learned van elk project. En wat bijzonder opvallend was, was het terugkerende onderwerp communicatie. Dat moest de volgende keer echt beter.

Nu zijn we jaren verder en de klacht blijft. In de retrospectives, een techniek behorende bij Scrum en Kanban, horen we deze ook vaak. Soms als smoes, dat moet ik toegeven. Het is gemakkelijker om de communicatie de schuld te geven want het is lastig om hardop te zeggen wat jezelf kan verbeteren. En toch is dat precies wat we dan gaan doen.

Communicatie heeft heel veel te maken met relaties. Kijk maar naar de social media. Daar wordt allerberoerdst Nederlands en Engels gebezigd en toch gaat het heel vaak goed. Mensen willen de boodschap achter de geschreven tekst goed interpreteren.

Een van de conclusies uit de eerder genoemde scan was dan ook dat relatiebeheer verbeterd moest worden. Dit heeft dat betreffende ministerie echt gedaan en de klachten over slechte communicatie namen meetbaar en drastisch af met als gevolg een betere projectcultuur en betere projectresultaten.

Afhankelijk van de relatie kies je voor “Stop, niet schieten!” of juist voor “Stop niet, schieten!”.

Geplaatst op

Gruwelen van twijfeltaal

Ik lees een auditrapport geschreven door een mens met twee titels die werkzaam is bij een heel duur consultancy-huis en kom bij de zinsnede “in sommige gevallen moet de beveiliging wat stringenter”. Het bezorgt mij een rilling. Stop toch alsjeblieft met die twijfeltaal denk ik en pak mijn telefoon die met een piepje net heeft laten weten dat ik een nieuw bericht heb ontvangen.

In het eerste e-mailtje dat ik open, lees ik “Waarschijnlijk zijn 50 stuks…”

Nee! Hoezo “waarschijnlijk”? Kan je niet tellen en heb je het maar geschat? Even verderop blijkt dat er wel degelijk een telling en een hertelling is geweest. Het woord “waarschijnlijk” is alleen maar gebruikt uit gewoonte, als een schrijfstijl en gelukkig deed men zijn werk.

Laten we afspreken dat we “eigenlijk, hopelijk, in principe, in het algemeen, waarschijnlijk, tot op zekere hoogte en in sommige gevallen” niet meer gebruiken in bedrijfsvoering, correspondentie, rapporten en projectdocumentatie. Want het schrijven in twijfeltaal voegt niet toe. Het wekt enkel de indruk dat er slecht werk geleverd is, dat er onzekerheden zijn of vaagheden.

We doen ons werk goed en beschrijven dit zoals het hoort. Akkoord?