Geplaatst op

SPIEGELS…

 “Jeetje, wat ben jij dik geworden!”, wordt mij toegeroepen in de vertrekhal van een luchthaven. “En jij kaal!”, beantwoord ik de luide groet van een oud-collega waar ik jaren geleden een kantoor mee heb gedeeld. Onze partners staan verbouwereerd toe te kijken en verwachten min of meer dat er ruzie zal ontstaan. Niks is minder waar, we zijn blij elkaar te treffen en onze begroeting is een spiegel van onze relatie: eerlijk, open en vol humor.

Spiegels, je hebt ze overal tenminste zo ervaar ik het.

Ik lees in mijn assessment van De Jong & Laan, dat ik 60% Grensverlegger ben, en dat de laatste 40% keurig evenredig verdeeld zijn over Beslisser, Mensen-mens, Visionair en Verbinder. Verbaasd lees ik de beschrijving bij Grensverlegger en herken mijzelf.

Terwijl ik hierover nadenk, kom ik een veel te klein en oud T-shirt tegen met het opschrift “Bloemkool & Kaviaar”. Het T-shirt was een afscheidscadeau van mijn teams jaren geleden en ik snapte de opdruk toen niet direct tot grote hilariteit van de gevers. De uitleg was simpel en bood weer een spiegel: Erika, jij eet bloemkool én kaviaar… jij beweegt je gemakkelijk op allerlei niveaus.

Met een hoofd vol bespiegelingen drink ik koffie met mijn gezin en vertel over mijn diverse spiegelbeelden. Er wordt smakelijk gelachen en de aanvullingen vliegen om mijn oren. Mama is degene die altijd beslist en haar nee blijft nee, ook als je puppy-ogen opzet. Mama gaat letterlijk altijd over grenzen want ze werkt meestal in het buitenland. Mama is sentimenteel want het T-shirtje in maatje 32 gaat weer in de kast. Mijn partner doet eveneens verschillende duiten in het spreekwoordelijke zakje, wat de kinderen en mijn nichtje geweldig vinden.

De eindconclusie van mijn familie is “gelukkig ben je uniek want de wereld kan geen tweede aan”. Ik glimlach terwijl ik mijn gezicht gespiegeld zie in de tuindeuren. De natuur is wijs, eentje is genoeg.

Geplaatst op

Zoeken en vinden… echt twee verschillende zaken

“Wie zoekt, zal vinden”, is een Nederlandse uitspraak. En het klopt: zonder zoeken wordt er niks gevonden. Of je iets vindt, hangt af van verschillende factoren. Het besef dat deze twee werkwoorden echt iets anders betekenen gaat je helpen bij het maken, testen of uitleggen van software.

Wat er niet is… daar kan je wel naar zoeken maar wordt daarom niet gevonden. Er is een prachtig zoekveldje, dus zoeken kan maar als een bepaald artikel niet is ingevoerd dan zal het vind-resultaat nul zijn. Andersom kan ook, de artikelen zitten er wel in maar het zoekbereik ‘kijkt’ niet op de plek waar de artikelen zijn opgeslagen. Het resultaat is weer “niet gevonden”.

Het zoeken zit dus overwegend aan de technische kant, en het vinden is typisch iets wat gebruikers willen. Het kan gebruikers niet schelen waar of hoe zaken zijn opgeslagen, zij willen vinden! Probeer bij het bedenken van software, app’s of websites deze twee kanten expliciet te maken.

Een potentiële klant wil bijvoorbeeld in een webshop zijn/haar maat vinden en dat zou je dan ook zo als een gebruikerswens of -eis moeten noteren. Door het zo te doen wordt de vertaalslag naar de techniek dat er een veld moet zijn waar de diverse maten in opgeslagen kunnen worden en dat dit veld doorzoekbaar moet zijn. Zou je opschrijven als gebruikerswens “gebruiker moet kunnen zoeken naar maat” dan kan dat net zo gemakkelijk vertaald worden naar het zoeken in tekstvelden zodat het vind-resultaat mogelijk een marketingtekst wordt… “iedereen met een maatje meer..”, want daar staat toch “maat” in. Built as desiged, kan dan de conclusie zijn. De IT-er heeft gelijk en de gebruiker heeft niet wat hij/zij verwacht.

Door het zoeken en vinden expliciet te maken in ontwerpen, testen en trainingen zal minder tijd en geld verbruikt worden. Het eindresultaat zoals een webshop, een app of andere software zal (sneller) bruikbaar zijn. Het lijkt maar een kleine, bijna triviale wijziging in denken maar de effecten zijn groot.

Dit effect kan je nog verder versterken door niet geslaagde vind-acties te bewaren en te analyseren. Hiervan kan je veel leren. Je kan bijvoorbeeld zien dat er veel voorkomende schrijffouten of leken benamingen in het zoekveld worden gebruikt. Door deze toe te voegen aan de database of assortiment zal het vind-percentage toenemen en daarom ook de kans op verkoop of tevredenheid van de gebruiker.

Geplaatst op

Techniek is alles!

Een knappe en uiterst verzorgde adviseur toegangssystemen roept dit bijna lyrisch als ik hem vraag om uit te leggen wat hij adviseert voor de Trade afdeling. Techniek is alles!, herhaalt hij nog eens enthousiast.

Een Trade afdeling hoort een gesloten domein te zijn, en dat is het nu nog niet. Het gaat om groot geld en om serieuze contracten. Hier horen geen onbekenden rond te lopen, dat kan echt niet.

Ik werk als programma manager bij een energiebedrijf in het zuiden van Nederland en heb de opdracht gekregen om het handelsplatform te vervangen. Uitdagende klus omdat de handel tijdens deze exercitie gewoon moet doorgaan. En nu, is het dus tijd om de toegang tot de zaal aan te scherpen want het laatste wat ik wil, zijn verrassingen… onaangename verrassingen die voorkomen hadden kunnen worden.

De mooie man vertelt van irisscanners, duimafdrukken, databases, noodstroom-voorzieningen en hoe fantastisch dit allemaal is. De goedkoopste oplossing kan ik al voor een paar ton inkopen en de beste heb ik al voor een kleine miljoen. Ik laat hem een poosje oreren en vraag dan zacht “Wat zijn de kwetsbare punten?”, waarop de beste man stilvalt.

Uh, eh… sputtert de man. Zijn verkooptechniek heeft hem geleerd dat we nu over de kostprijs moeten gaan steggelen en dat doe ik niet. Een tikje ontredderd kijkt de man mij aan en beweert “die zijn er niet” en dat was zijn fout.

Techniek is alles! Onderhandelen is daar één van. Een geweldig systeem bij die man afgenomen voor een halve ton. Zijn provisie is waarschijnlijk nul, maar hij heeft ook een gratis lesje techniek gekregen dus een win-win situatie wat mij betreft.

Geplaatst op

Retrospective is ouderwets!

Een Retrospective is ouderwets!, wordt mij stellig verteld. Dat is dan mooi is mijn reactie. Dan halen jullie hier al alles uit… toch? Nou, we zijn ermee gestopt. Het kost te veel tijd en dat kunnen we beter stoppen in programmeren.

Dit maken we echt heel vaak mee en wat er mee bereikt wordt, is dat oude fouten blijvend worden herhaald. De grootste opbrengst financieel, in doorlooptijd en kwaliteit wordt gerealiseerd met Retrospectives. Mits, goed gedaan… Dus, niet stoppen maar jezelf en je team bekwamen is ons advies.

Een van de meest voorkomende fouten die gemaakt wordt is het gebruik van een JIRA pagina. De pagina zelf is niet het probleem, maar het sjabloon gericht zijn wel. Het team weet precies wat er gevraagd gaat worden. Doet dit omdat de Scrum Master hen hiertoe dwingt en dan wordt het een verplicht riedeltje. De resultaten van een Retrospective bewaren is heel, heel wenselijk alleen zou dat door de Scrum Master separaat gedaan moeten worden.

In de meeste teams kijken we uit naar de Retrospective. Daar zien we onze groei, onze verbeterpunten en voelen we de wind in de zeilen. En wat is er mooier dan dat gevoel?! Dat gun je echt iedereen. Elk team en elke organisatie.

Gebruik eens beeldtaal (bijvoorbeeld de association box), of het Yahtzee spel, de zeilboot-poster, het M&M vragenrondje… kortom, blijf creatief. Hou het kort (15-20 minuten) en bewaar de resultaten op een uniforme wijze zodat deze met elkaar vergeleken kunnen worden. Verras je team eens met een terugblik waarmee jullie goed zien waar jullie vandaan kwamen en nu al beland zijn. Omarm verbetering en groei! Elke stap is er een.

Geplaatst op

Gevraagde oplossing past niet bij het probleem, en nu?

Aan de telefoon wordt expliciet om een projectmanager gevraagd. Er zijn functionaliteiten aan nieuwe klanten verkocht die nog niet bestaan. Deze moeten snel bedacht en geïmplementeerd worden. En de opdrachtgever wil dat dit gewoon nog in Waterfall-projecttechniek gedaan wordt want ze zijn toch nog niet zo lang met Agile bezig. De capaciteit is het grootste probleem vertelt mijn contact, de aanwezige programmeurs en analisten zijn overbezet. Een stevige projectmanager wil hij. Eentje die de beloofde functionaliteiten voor de nieuwe klanten op tijd levert, de nieuwe klanten blij maakt en de relaties intern goed houdt. Gewoon analisten lospeuteren in de organisatie, begroting van mandagen maken en lekker strak in Waterfall het project leiden. Kom dat maar even doen, beëindigt hij zijn monoloog.

Ik laat een korte stilte vallen en vraag dan “Mag ik ook een oplossing voorstellen die echt gaat werken?”. De doodse stilte die hierop volgt is een beetje onaangenaam maar dan klinkt het “Vertel!”.

Ik snap jullie goed begin ik. De nieuwe werkwijze rapporteert anders dan je gewend was, de nieuwe werkwijze voelt wellicht niet echt sturend aan. De analisten en programmeurs plukken zelf hun werk uit een lijst… Het is allemaal zo nieuw.
En, om tot jouw gewenste resultaat te komen “werkende functionaliteiten en blije klant” is Agile je beste kans. Niets zo veranderlijk als de wensen van de klant…

“Maar eh…”, reageert mijn relatie “hoe verkoop ik dit aan de financieel directeur? Want, ik weet dat jij jouw adviezen altijd goed overweegt maar zij wil alleen maar duidelijkheid. Wil op voorhand weten wat het kost en wat we krijgen.”

Dan kan ik je gerust stellen. Agile biedt dit, wel op een andere wijze als je gewend was maar zeker even goed. Hierna maken we een afspraak om een Teams-meeting te hebben met de CFO .

Geplaatst op

Schiet of niet?

“Stop, niet schieten!” of “Stop niet, schieten!”

In beide zinnen staan 3 woorden, 1 komma en 1 uitroepteken maar er is een wereld van verschil in de lading van de tekst. Zo krachtig, mooi maar ook gevaarlijk is communicatie.

Voor een programmascan mochten wij jaren geleden eens meer dan 100 projecten scannen. Een van de onderdelen van zo’n scan is het lezen van de Lessons Learned van elk project. En wat bijzonder opvallend was, was het terugkerende onderwerp communicatie. Dat moest de volgende keer echt beter.

Nu zijn we jaren verder en de klacht blijft. In de retrospectives, een techniek behorende bij Scrum en Kanban, horen we deze ook vaak. Soms als smoes, dat moet ik toegeven. Het is gemakkelijker om de communicatie de schuld te geven want het is lastig om hardop te zeggen wat jezelf kan verbeteren. En toch is dat precies wat we dan gaan doen.

Communicatie heeft heel veel te maken met relaties. Kijk maar naar de social media. Daar wordt allerberoerdst Nederlands en Engels gebezigd en toch gaat het heel vaak goed. Mensen willen de boodschap achter de geschreven tekst goed interpreteren.

Een van de conclusies uit de eerder genoemde scan was dan ook dat relatiebeheer verbeterd moest worden. Dit heeft dat betreffende ministerie echt gedaan en de klachten over slechte communicatie namen meetbaar en drastisch af met als gevolg een betere projectcultuur en betere projectresultaten.

Afhankelijk van de relatie kies je voor “Stop, niet schieten!” of juist voor “Stop niet, schieten!”.

Geplaatst op

Wat een MUTS!

Geen idee wat er tegenwoordig in het water zit of misschien komt het door het aanhoudende warme weer maar ik herinner mij de meest leuke zaken uit projecten die al heel lang geleden afgerond zijn.

Zo zie ik in mijn verbeelding weer een hele jonge collega stiekem wijzen naar een bloedmooie vrouwelijke accountant terwijl de pukkelige jongen lispelt “Wat een muts!”.
Ik reageer verontwaardigt “Hoe zo muts? Je kent haar niet!”. Waarop hij wijsneuzig kijkt en heel beslist knikt “MUTS, zeer zeker! Mooi Uiterlijk Toch Slim”. Het mannetje had gelijk.

Of die keer dat ik moest toegeven dat ik een projectmethode niet kende. “Sorry, maar de JBF methode ken ik niet.” Waarop ik smakelijk werd uitgelachen. “Dat staat voor Jan Boeren Fluitjes”. Tja, die ken ik wel.

Met een glimlach klap ik nu mijn laptop dicht en ga ik op zoek naar een koel drankje.

Geplaatst op

Scrum Master en Projectmanager in één

Officieel zijn Scrum Master (SM) en Projectmanager (PM) twee compleet verschillende functies maar in de praktijk worden de functies vaak gecombineerd uitgevoerd. Niet in de laatste plaats omdat een bedrijf volop in de transitie naar het Agile werken zit. Er zijn dan teams of deelprojecten die werken nog volgens Prince2 of IPMA en een aantal andere zijn al ‘over’ naar Scrum of Kanban.

Met twee petten op je hoofd wordt van een SM/PM extra agility gevraagd. Immers de Prince2/PMI, zeg maar de meer traditionele projectmethodes, die gaan uit van een PUSH mechanisme. De projectmanager draagt de taken op aan de teams en/of teamleden en bepaalt volledig de wat en wanneer. In de Agile technieken, zoals Scrum en Kanban wordt met een PULL mechanisme gewerkt. Iedereen haalt van de backlog (de to do lijst) het werk op waar we dan bij hebben afgesproken dat het meest urgente bovenaan de lijst staat. De Scrum Master bewaakt de snelheid waarmee de taken worden opgepakt en uitgevoerd en bepaalt dus niet wat er door wie wordt uitgevoerd.

Een andere reden waarom Scrum Masters eveneens Projectmanagers blijven, is omdat de afdeling Financiën vaak als laatste de transitie naar Agile werken aangaat. De directieleden zoals CFO, CEO, CIO werken nog steeds met een traditioneel budgettenstructuur, met traditionele verslaglegging en rapportages. De aanleverende afdeling Financiën blijft hierdoor aan de uitvoerende Scrum Masters en/of Project Managers hun input vragen op de traditionele manier.

Een uitdaging voor SM/PM! Zoals altijd wil je project succes en dat wordt nu langs twee compleet verschillende meetlatten gemeten. De traditionele manier van Scope, Break down, planning en budget status en de nieuwe manier van Sprint Backlog, Burn Down en Velocity.

Op welke manier kun je de transitieperiode zonder al te veel kleerscheuren doorkomen?

Met eenvoud. Beide methodes kennen de eenheden Scope, Tijd, Geld. Dat is je kruispunt.

In Agile spreken we niet van geld maar dat is er natuurlijk wel. Als een team bijvoorbeeld 8 teamleden heeft met een totaal aantal te besteden uren voor dit team van, zeg 100 uur of 150 story points dan is dat het budget. De scope is dat wat in de sprint backlog staat en de tijd is je sprint lengte (meestal 2, 4 of 6 weken).

Het is echt valide en zelfs prima om voor een bepaalde afgesproken tijd een hybride rapportage te gebruiken. Neem de tijd om de collega’s bij Financiën uit te leggen wat je exact rapporteert. In zo’n hybride rapport wordt eerst de nieuwe rapportage getoond en aansluitend de traditionele variant. Stuur de rapportage niet op maar laat ze zien waar het gehaald kan worden. Dat is weer een stapje in de richting van een PULL.

Geplaatst op

Gruwelen van twijfeltaal

Ik lees een auditrapport geschreven door een mens met twee titels die werkzaam is bij een heel duur consultancy-huis en kom bij de zinsnede “in sommige gevallen moet de beveiliging wat stringenter”. Het bezorgt mij een rilling. Stop toch alsjeblieft met die twijfeltaal denk ik en pak mijn telefoon die met een piepje net heeft laten weten dat ik een nieuw bericht heb ontvangen.

In het eerste e-mailtje dat ik open, lees ik “Waarschijnlijk zijn 50 stuks…”

Nee! Hoezo “waarschijnlijk”? Kan je niet tellen en heb je het maar geschat? Even verderop blijkt dat er wel degelijk een telling en een hertelling is geweest. Het woord “waarschijnlijk” is alleen maar gebruikt uit gewoonte, als een schrijfstijl en gelukkig deed men zijn werk.

Laten we afspreken dat we “eigenlijk, hopelijk, in principe, in het algemeen, waarschijnlijk, tot op zekere hoogte en in sommige gevallen” niet meer gebruiken in bedrijfsvoering, correspondentie, rapporten en projectdocumentatie. Want het schrijven in twijfeltaal voegt niet toe. Het wekt enkel de indruk dat er slecht werk geleverd is, dat er onzekerheden zijn of vaagheden.

We doen ons werk goed en beschrijven dit zoals het hoort. Akkoord?

Geplaatst op

Kennisvermenigvuldiging

Kennisdeling is eigenlijk kennisvermenigvuldiging maar wat maakt het uit hoe het genoemd wordt, als het maar veelvuldig wordt gedaan. Een van de beste plekken is de koffiehoek. Daar wordt veel uitgewisseld.

Ga daar eens empathisch luisteren en jouw kennis wordt aangevuld. Soms wordt alleen je moppenkabinet opgeleukt en lach je even smakelijk maar veel vaker pik je andere zaken op. Hele feitelijke dingen zoals vertragingen in teams die nog niet vermeld zijn op een Jira-bord en daar mogelijk ook nooit op vermeld gaan worden. Toch fijn om dit te weten als het jouw taak is om samen een project succes te realiseren.

Als je de specialist aan het woord hebt gehoord in de koffiehoek dan hoef je geen ticket meer in te schieten bij een helpdesk. Je weet al hoe het moet. Specialisten zijn gigantisch druk maar zijn regelmatig te vinden in de koffiehoek.

Dezelfde koffiehoek is ook een prima plek om te peilen in hoeverre jouw kennisvermenigvuldiging al gelukt is. Wie weet van jouw project? Hebben zij ook gekozen om jouw project een succes te laten worden? Kennen ze de doelstellingen, de beoogde opbrengsten, de nieuwe technieken?

Denk nou niet dat ik alleen maar sta te koffieleuten, maar zoals ieder mens moet ik ook drinken en dan combineer ik graag het aangename met het nuttige. Ik deel en daarmee vermenigvuldig ik kennis.