Geplaatst op

Celebration as a project tool

WTF is probably the first thing that sprung into your mind, or maybe you are knotting your head because you’ve discovered this already. Celebration as a Project Tool.

None of the existing Project Methods is mentioning Celebration so why do I? Simply because it adds proven value to your Project Management toolbox and it works in all branches, countries, and in all types of projects.

We are used to marking the start of a project with a kickoff, the placement of the first brick or the first pole. So, the start of a project or program is covered and in some fields the marking of the end of a project is also clear, e.g. cutting the ribbon or baptizing a boat.

What happens in between? That is up to the Project Manager who is busy with scope, time, and budget. With solving problems, getting deliverables in, and stakeholder management. Busy, busy! No time or budget to celebrate… Then let’s be creative and find time and budget because celebrating is helping to keep project fatigue out of the picture, is helping to keep up the spirit, it bonds across different borders and across departments or project parts. It makes your project attractive. Every person wants to be part of success.

It doesn’t take much to get the celebration feeling started. Buy ice creams at the convenience store, minibars, or cakes (e.g. Stroopwafels) and present this on well-timed occasions to all involved. They are going to be pleasantly surprised and you’ll see your spin-off almost immediately. For big landmarks or deadlines, you’re serving bubbling (non-alcoholic) wine and beer in a meeting room or venue where invited guests will celebrate with you and your team. In all cases, you’re sure to take pictures and use this in your communication. It happened when we see it.

Geplaatst op

Retrospective is ouderwets!

Een Retrospective is ouderwets!, wordt mij stellig verteld. Dat is dan mooi is mijn reactie. Dan halen jullie hier al alles uit… toch? Nou, we zijn ermee gestopt. Het kost te veel tijd en dat kunnen we beter stoppen in programmeren.

Dit maken we echt heel vaak mee en wat er mee bereikt wordt, is dat oude fouten blijvend worden herhaald. De grootste opbrengst financieel, in doorlooptijd en kwaliteit wordt gerealiseerd met Retrospectives. Mits, goed gedaan… Dus, niet stoppen maar jezelf en je team bekwamen is ons advies.

Een van de meest voorkomende fouten die gemaakt wordt is het gebruik van een JIRA pagina. De pagina zelf is niet het probleem, maar het sjabloon gericht zijn wel. Het team weet precies wat er gevraagd gaat worden. Doet dit omdat de Scrum Master hen hiertoe dwingt en dan wordt het een verplicht riedeltje. De resultaten van een Retrospective bewaren is heel, heel wenselijk alleen zou dat door de Scrum Master separaat gedaan moeten worden.

In de meeste teams kijken we uit naar de Retrospective. Daar zien we onze groei, onze verbeterpunten en voelen we de wind in de zeilen. En wat is er mooier dan dat gevoel?! Dat gun je echt iedereen. Elk team en elke organisatie.

Gebruik eens beeldtaal (bijvoorbeeld de association box), of het Yahtzee spel, de zeilboot-poster, het M&M vragenrondje… kortom, blijf creatief. Hou het kort (15-20 minuten) en bewaar de resultaten op een uniforme wijze zodat deze met elkaar vergeleken kunnen worden. Verras je team eens met een terugblik waarmee jullie goed zien waar jullie vandaan kwamen en nu al beland zijn. Omarm verbetering en groei! Elke stap is er een.

Geplaatst op

Gevraagde oplossing past niet bij het probleem, en nu?

Aan de telefoon wordt expliciet om een projectmanager gevraagd. Er zijn functionaliteiten aan nieuwe klanten verkocht die nog niet bestaan. Deze moeten snel bedacht en geïmplementeerd worden. En de opdrachtgever wil dat dit gewoon nog in Waterfall-projecttechniek gedaan wordt want ze zijn toch nog niet zo lang met Agile bezig. De capaciteit is het grootste probleem vertelt mijn contact, de aanwezige programmeurs en analisten zijn overbezet. Een stevige projectmanager wil hij. Eentje die de beloofde functionaliteiten voor de nieuwe klanten op tijd levert, de nieuwe klanten blij maakt en de relaties intern goed houdt. Gewoon analisten lospeuteren in de organisatie, begroting van mandagen maken en lekker strak in Waterfall het project leiden. Kom dat maar even doen, beëindigt hij zijn monoloog.

Ik laat een korte stilte vallen en vraag dan “Mag ik ook een oplossing voorstellen die echt gaat werken?”. De doodse stilte die hierop volgt is een beetje onaangenaam maar dan klinkt het “Vertel!”.

Ik snap jullie goed begin ik. De nieuwe werkwijze rapporteert anders dan je gewend was, de nieuwe werkwijze voelt wellicht niet echt sturend aan. De analisten en programmeurs plukken zelf hun werk uit een lijst… Het is allemaal zo nieuw.
En, om tot jouw gewenste resultaat te komen “werkende functionaliteiten en blije klant” is Agile je beste kans. Niets zo veranderlijk als de wensen van de klant…

“Maar eh…”, reageert mijn relatie “hoe verkoop ik dit aan de financieel directeur? Want, ik weet dat jij jouw adviezen altijd goed overweegt maar zij wil alleen maar duidelijkheid. Wil op voorhand weten wat het kost en wat we krijgen.”

Dan kan ik je gerust stellen. Agile biedt dit, wel op een andere wijze als je gewend was maar zeker even goed. Hierna maken we een afspraak om een Teams-meeting te hebben met de CFO .

Geplaatst op

Schiet of niet?

“Stop, niet schieten!” of “Stop niet, schieten!”

In beide zinnen staan 3 woorden, 1 komma en 1 uitroepteken maar er is een wereld van verschil in de lading van de tekst. Zo krachtig, mooi maar ook gevaarlijk is communicatie.

Voor een programmascan mochten wij jaren geleden eens meer dan 100 projecten scannen. Een van de onderdelen van zo’n scan is het lezen van de Lessons Learned van elk project. En wat bijzonder opvallend was, was het terugkerende onderwerp communicatie. Dat moest de volgende keer echt beter.

Nu zijn we jaren verder en de klacht blijft. In de retrospectives, een techniek behorende bij Scrum en Kanban, horen we deze ook vaak. Soms als smoes, dat moet ik toegeven. Het is gemakkelijker om de communicatie de schuld te geven want het is lastig om hardop te zeggen wat jezelf kan verbeteren. En toch is dat precies wat we dan gaan doen.

Communicatie heeft heel veel te maken met relaties. Kijk maar naar de social media. Daar wordt allerberoerdst Nederlands en Engels gebezigd en toch gaat het heel vaak goed. Mensen willen de boodschap achter de geschreven tekst goed interpreteren.

Een van de conclusies uit de eerder genoemde scan was dan ook dat relatiebeheer verbeterd moest worden. Dit heeft dat betreffende ministerie echt gedaan en de klachten over slechte communicatie namen meetbaar en drastisch af met als gevolg een betere projectcultuur en betere projectresultaten.

Afhankelijk van de relatie kies je voor “Stop, niet schieten!” of juist voor “Stop niet, schieten!”.

Geplaatst op

Wat een MUTS!

Geen idee wat er tegenwoordig in het water zit of misschien komt het door het aanhoudende warme weer maar ik herinner mij de meest leuke zaken uit projecten die al heel lang geleden afgerond zijn.

Zo zie ik in mijn verbeelding weer een hele jonge collega stiekem wijzen naar een bloedmooie vrouwelijke accountant terwijl de pukkelige jongen lispelt “Wat een muts!”.
Ik reageer verontwaardigt “Hoe zo muts? Je kent haar niet!”. Waarop hij wijsneuzig kijkt en heel beslist knikt “MUTS, zeer zeker! Mooi Uiterlijk Toch Slim”. Het mannetje had gelijk.

Of die keer dat ik moest toegeven dat ik een projectmethode niet kende. “Sorry, maar de JBF methode ken ik niet.” Waarop ik smakelijk werd uitgelachen. “Dat staat voor Jan Boeren Fluitjes”. Tja, die ken ik wel.

Met een glimlach klap ik nu mijn laptop dicht en ga ik op zoek naar een koel drankje.

Geplaatst op

Scrum Master en Projectmanager in één

Officieel zijn Scrum Master (SM) en Projectmanager (PM) twee compleet verschillende functies maar in de praktijk worden de functies vaak gecombineerd uitgevoerd. Niet in de laatste plaats omdat een bedrijf volop in de transitie naar het Agile werken zit. Er zijn dan teams of deelprojecten die werken nog volgens Prince2 of IPMA en een aantal andere zijn al ‘over’ naar Scrum of Kanban.

Met twee petten op je hoofd wordt van een SM/PM extra agility gevraagd. Immers de Prince2/PMI, zeg maar de meer traditionele projectmethodes, die gaan uit van een PUSH mechanisme. De projectmanager draagt de taken op aan de teams en/of teamleden en bepaalt volledig de wat en wanneer. In de Agile technieken, zoals Scrum en Kanban wordt met een PULL mechanisme gewerkt. Iedereen haalt van de backlog (de to do lijst) het werk op waar we dan bij hebben afgesproken dat het meest urgente bovenaan de lijst staat. De Scrum Master bewaakt de snelheid waarmee de taken worden opgepakt en uitgevoerd en bepaalt dus niet wat er door wie wordt uitgevoerd.

Een andere reden waarom Scrum Masters eveneens Projectmanagers blijven, is omdat de afdeling Financiën vaak als laatste de transitie naar Agile werken aangaat. De directieleden zoals CFO, CEO, CIO werken nog steeds met een traditioneel budgettenstructuur, met traditionele verslaglegging en rapportages. De aanleverende afdeling Financiën blijft hierdoor aan de uitvoerende Scrum Masters en/of Project Managers hun input vragen op de traditionele manier.

Een uitdaging voor SM/PM! Zoals altijd wil je project succes en dat wordt nu langs twee compleet verschillende meetlatten gemeten. De traditionele manier van Scope, Break down, planning en budget status en de nieuwe manier van Sprint Backlog, Burn Down en Velocity.

Op welke manier kun je de transitieperiode zonder al te veel kleerscheuren doorkomen?

Met eenvoud. Beide methodes kennen de eenheden Scope, Tijd, Geld. Dat is je kruispunt.

In Agile spreken we niet van geld maar dat is er natuurlijk wel. Als een team bijvoorbeeld 8 teamleden heeft met een totaal aantal te besteden uren voor dit team van, zeg 100 uur of 150 story points dan is dat het budget. De scope is dat wat in de sprint backlog staat en de tijd is je sprint lengte (meestal 2, 4 of 6 weken).

Het is echt valide en zelfs prima om voor een bepaalde afgesproken tijd een hybride rapportage te gebruiken. Neem de tijd om de collega’s bij Financiën uit te leggen wat je exact rapporteert. In zo’n hybride rapport wordt eerst de nieuwe rapportage getoond en aansluitend de traditionele variant. Stuur de rapportage niet op maar laat ze zien waar het gehaald kan worden. Dat is weer een stapje in de richting van een PULL.

Geplaatst op

Mixed Methods… what recipe works?

You arrived early to avoid traffic jams or other obstacles in order to get a great first impression. You’re are a seasoned Project Manager with the necessary paperwork and track record to proof you’re up to the task. They asked for a PM with Scrum and minimum of 5 years’ experience. The meeting went fabulous and you’ve got the assignment.

After some days you realize that the Scrum-method is still to be implemented over the organization, basic data is kept in various systems, data quality is not always reliable… Now the real job starts. How to get all Project Teams aligned, get accurate data for the Steering, get control over progress, problems, and solutions?

Mixed Methods in your Project, Program or Organization: What recipe works?

The first part is that we never fight complexity with more complexity! Keep it as simple as possible. Always.

Second part is to acknowledge that we Project Managers, navigate on 3 basic things;

Scope, Time and Budget. No more, no less.

Sounds easy enough but then reality kicks in (again). The majority of your teams are from external parties, the teams work in different countries and maybe in their time zone, and last but not least the level of maturity differ extremely. It is time to call in the troops…
Your team! Find a timeslot that works for all project leads and invite them to the Problem Review Board. Every workday e.g. at 12h the group spends 30 minutes where all answer briefly to “What is your problem? Who or what do you need?”. The match between problem and solver is made and you move on to the next participant. All the details will be worked out outside the PRB. The sole purpose of a PRB is to match the problem with the solution/solver.

Up till a group of 20 this works great.

There you have it. Your basic recipe. Now it is up to you to extend it to your needs, your situation, your skill level.