Officieel zijn Scrum Master (SM) en Projectmanager (PM) twee compleet verschillende functies maar in de praktijk worden de functies vaak gecombineerd uitgevoerd. Niet in de laatste plaats omdat een bedrijf volop in de transitie naar het Agile werken zit. Er zijn dan teams of deelprojecten die werken nog volgens Prince2 of IPMA en een aantal andere zijn al ‘over’ naar Scrum of Kanban.
Met twee petten op je hoofd wordt van een SM/PM extra agility gevraagd. Immers de Prince2/PMI, zeg maar de meer traditionele projectmethodes, die gaan uit van een PUSH mechanisme. De projectmanager draagt de taken op aan de teams en/of teamleden en bepaalt volledig de wat en wanneer. In de Agile technieken, zoals Scrum en Kanban wordt met een PULL mechanisme gewerkt. Iedereen haalt van de backlog (de to do lijst) het werk op waar we dan bij hebben afgesproken dat het meest urgente bovenaan de lijst staat. De Scrum Master bewaakt de snelheid waarmee de taken worden opgepakt en uitgevoerd en bepaalt dus niet wat er door wie wordt uitgevoerd.
Een andere reden waarom Scrum Masters eveneens Projectmanagers blijven, is omdat de afdeling Financiën vaak als laatste de transitie naar Agile werken aangaat. De directieleden zoals CFO, CEO, CIO werken nog steeds met een traditioneel budgettenstructuur, met traditionele verslaglegging en rapportages. De aanleverende afdeling Financiën blijft hierdoor aan de uitvoerende Scrum Masters en/of Project Managers hun input vragen op de traditionele manier.
Een uitdaging voor SM/PM! Zoals altijd wil je project succes en dat wordt nu langs twee compleet verschillende meetlatten gemeten. De traditionele manier van Scope, Break down, planning en budget status en de nieuwe manier van Sprint Backlog, Burn Down en Velocity.
Op welke manier kun je de transitieperiode zonder al te veel kleerscheuren doorkomen?
Met eenvoud. Beide methodes kennen de eenheden Scope, Tijd, Geld. Dat is je kruispunt.
In Agile spreken we niet van geld maar dat is er natuurlijk wel. Als een team bijvoorbeeld 8 teamleden heeft met een totaal aantal te besteden uren voor dit team van, zeg 100 uur of 150 story points dan is dat het budget. De scope is dat wat in de sprint backlog staat en de tijd is je sprint lengte (meestal 2, 4 of 6 weken).
Het is echt valide en zelfs prima om voor een bepaalde afgesproken tijd een hybride rapportage te gebruiken. Neem de tijd om de collega’s bij Financiën uit te leggen wat je exact rapporteert. In zo’n hybride rapport wordt eerst de nieuwe rapportage getoond en aansluitend de traditionele variant. Stuur de rapportage niet op maar laat ze zien waar het gehaald kan worden. Dat is weer een stapje in de richting van een PULL.